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Todo lo que necesitas saber antes de cambiar o compar un nuevo sistema de reservas online


Prólogo / Introducción

Esta guía ha sido creada para ti, que estás considerando cambiar un sistema de reserva online existente o comenzar a utilizar un sistema de reserva online nuevo por primera vez. Tu sistema de reservas online será una parte muy importante de tu negocio, por ello te llevaré de la mano y te ayudaré lo mejor posible en tu camino.

He escrito esta guía de la manera más neutral posible para intentar responder a todas las preguntas que puedas tener sobre sistema de reserva online.

La intención es ayudarte a tomar la decisión correcta y brindarte buenos consejos que puedan facilitarte una decisión, para que puedas elegir más fácilmente el sistema de reservas online que mejor se adapte a tu negocio y finanzas.


En esta guía expondré lo siguiente: / En esta guía tocaré los siguientes temas:

Si estás muy seguro de que necesitas un nuevo sistema de reservas online, ¿qué tienes que hacer una vez te hayas decidido por tu nuevo sistema de reserva online?

En el caso contraio, debes hacerte las siguientes preguntas; ¿Qué tipo de sistema de reserva online necesitas? ¿Un sistema de citas online, un sistema de reserva de alojamientos online?

Cómo comparar precios


Elige tu proveedor con cuidado

¿Qué debe hacer tu proveedor para prepararte tu nuevo sistema de reservas online?

¿Qué es lo que debes hacer para configurar tu sistema de reservas online?



Un gusto / Un placer / Atentamente,

Brian Rasmussen

Acaao


¡PD! La información de esta guía no es 100% exhaustiva y el autor no se responsabiliza de su aplicación en la práctica. Dado que la información es únicamente de carácter generalmente informativo, no puede sustituir a un asesoramiento competente e individual.

¿ESTÁ SEGURO QUE NECESITA UN NUEVO SISTEMA DE RESERVAS ONLINE?


Antes de comenzar a buscar un sistema de reserva online, lo primero que debes tener en cuenta es el convencimiento de que necesitas un nuevo sistema de reserva online para dar un servicio de calidad a tus clientes actuales y futuros, asumiendo la prioridad de implementar un sistema que entusiasme al usuario y que facilite la gestión de tu negocio. 

Si ya tienes claro qué quieres un sistema de reserva online, debes obtener uno que se ajuste a tus necesidades y a las de tus clientes para así dar les un servicio que sea lo más sencillo posible, en el momento que deseen reservar una cita con usted. De esa manera, no pierdes clientes, ya sea porque no puedes contestar el teléfono mientras atiendes a un cliente o porque te encuentras reunido o en otras ocupaciones que requieren toda tú atención, por tanto con el sistema de reserva consigues tener organizadas las peticiones de tus clientes y estar al tanto de todo, haciendo que tu nivel de servicio al cliente no se vea afectado negativamente. Es por eso que en todos estos casos te vendrá bien un sistema de reservas de clientes para registrar todas sus llamadas o sugerencias y poder atenderlas cuando tengas tiempo.

Probablemente haya una o más razones buenas por las que ahora estás leyendo esta guía y estás considerando reemplazar su sistema de reserva online existente o adquirir un sistema de reserva online por primera vez. ¿Son tus buenas razones tan importantes que deseas un nuevo sistema de reservas online (no es tan malo, por lo general sólo toma unas pocas horas), o son las pequeñas cosas que deseas mejorar cuando se trata de eso? Por supuesto, tienes que lidiar con eso tú mismo.

RECUERDA, no es el nombre de tu sistema de reservas online lo que importa. No importa quién sea el proveedor de tu sistema de reservas online, siempre que estés contento y satisfecho. Lo importante es lo que tu proveedor puede hacer por ti, qué características hay en el sistema, si el proveedor tiene un buen servicio al cliente, además de que si tiene las funciones adicionales (cosas que generalmente no están incluidas en un sistema de reserva online) y se ajusta al precio. Si tienes un sistema que básicamente cubre tus necesidades, además de obtener un servicio muy bueno, también el sistema tiene todas las funciones que necesita y va con un buen precio, no hay una razón inmediata para cambiar a un nuevo sistema de reservas online. Simplemente hay que buscar uno que se adecue a tu empresa.

AQUÍ TIENES 5 BUENAS RAZONES PARA OBTENER UN NUEVO SISTEMA DE RESERVAS ONLINE


Tu sistema de reservas online es demasiado caro en comparación con otros sistemas de reservas online similares.

Quieres que a tus clientes les resulte aún más fácil reservar online.

Quieres reducir el tiempo que tus empleados y tu os dedicáis a trabajar en el sistema.

Deseas funciones adicionales en tu sistema de reservas online como tienda web, aplicación u otros beneficios

Quieres menos o más funciones, ajustar tu sistema de reserva en función de tus necesidades.

QUÉ HACER CUANDO HAYAS DECIDIDO OBTENER UN NUEVO SISTEMA DE RESERVAS ONLINE

Una vez que hayas decidido adquirir un nuevo sistema de reservas online, comienza la búsqueda de la solución perfecta para tu negocio. El sistema de reservas online debe ajustarse tanto funcionalmente como en términos de precio. Por lo tanto, debes abordar todos los problemas e identificar cuales son tus necesidades antes de contactar a los proveedores para que se adapten a tus necesidades específicas.



OBTÉN UNA DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS REQUISITOS PARA TU NUEVO SISTEMA DE RESERVAS ONLINE

Es posible que tengas una idea clara de qué sistema de reservas online te gustaría tener en el futuro, o puede que desees investigar el mercado antes de elegir. Es posible que ya hayas estado en las redes sociales para recopilar experiencia de colegas que utilizan otros sistemas de reserva online. Independientemente del grupo al que pertenezcas, podrás utilizar la lista a continuación, que podrás recorrer de principio a fin. Revisa la lista detenidamente para obtener una imagen detallada de lo que debes considerar y qué preguntar a los proveedores cuando hables con ellos o les escribas un correo electrónico. De esta manera, podrás asegurarte de que el sistema de reservas online que elijas tenga todas las funciones que necesitas y se adapte a tus finanzas, además de que el servicio y el nivel de ambición que el proveedor tiene para el futuro sea el adecuado para ti y tu empresa.

Usndo está la lista de proveedores de sistemas de reserva online, entonces definitivamente estarás más satisfecho con tu elección y es posible que desees ahorrar algo de dinero. He escrito deliberadamente la siguiente lista sin estructura para que pienses detenidamente sobre lo que deseas incluir en tu sistema de reservas en línea.



TIPO Y FINALIDAD

En primer lugar, debes decidir qué tipo de sistema de reservas en línea debe ser y qué servicios adicionales necesitas. Hay varios sistemas de reserva en línea que tienen servicios adicionales como:

Sistema de caja registradora

La gestión del inventario

Página principal

Tienda web para la venta de productos y tarjetas regalo (incluso existe la posibilidad de ingresos pasivos)

Aplicación que te facilite la reserva.

Aplicación que hace que sea mucho más fácil para tus clientes reservar contigo.

Club de clientes que les ahorra tanto a ti como a ellos una gran cantidad de dinero y que ayude a que tus clientes sean más leales.

Ayuda a incrementar las ganancias de tu negocio.

Membresía (de pago) para filtrar las citas dándole más importancia a dichos clientes o atenderlos con más rapidez.

              


CONTENIDO, OPORTUNIDADES Y LIMITACIONES

Lista general de todo lo que necesitas pensar y decidir antes de comprar un sistema de reserva online:

A. ¿Cuántas funciones necesitas?

B. ¿Cuál es tu presupuesto?

C. ¿Cuántos usuarios del sistema hay en la empresa? El precio suele variar según el número de usuarios.

D. ¿Deseas pagar por SMS recordatorios o deseas un sistema que ofrezca SMS recordatorios de forma gratuita?

E. ¿El sistema de reservas en línea debe ser muy fácil de usar para ahorrar tiempo a cada cliente?

F. ¿Debería poder integrarse el sistema de reservas en línea con, por ejemplo, sitio web, tienda online, etc.?

G. ¿Cuándo debería estar listo su nuevo sistema de reservas online?

T. Escribe más tú mismo ...



CARACTERÍSTICAS

¿Qué características deseas que tenga el sistema de reservas online? Dado que hay una cantidad increíble de funciones en la mayoría de los sistemas de reserva online, he dividido la lista en varias subelementos


Reserva de cliente y perfil de cliente

A. Inicio de sesión rápido, p. Ej. Función "Recuérdame"

B. Posibilidad de enviar SMS, en caso de contraseña olvidada

C. Oportunidad de poder ofrecer tratamientos adicionales

D. Posibilidad de contratar varios servicios por un mismo tratamiento

E. El cliente debe poder eliminar un contrato futuro

F. El cliente debe poder editar un contrato futuro

El cliente debe poder ver el historial de compras del producto.

G. El cliente debe poder editar su información personal

H. El cliente debe poder ver acuerdos anteriores

I. Debería ser fácil reservar una cita.

J. El cliente debe poder pagar un depósito o el coste total al realizar la reserva si el cliente no se presenta a la hora acordada.

K. El cliente debe poder pagar el importe total de un tratamiento al realizar la reserva, p. Ej. En el caso de un niño, para que el niño no tenga que traer dinero consigo.

L. La versión de reserva de cliente debe estar optimizada para dispositivos móviles y ser fácil de usar

M. Uno debe poder eliminar clientes sin afectar las estadísticas.

N. Debe ser posible realizar el pago online de los importes adeudados antes de que el cliente pueda reservar un nuevo contrato.

O. Debe haber una lista de cancelaciones

P. El cliente puede recibir una recomendación o una recompensa con un sistema de promociones como adición al sistema de reservas online.

Q. Escribe más tú mismo …


Calendario y reserva en el salón / clínica

A. Inicio de sesión rápido, p. Ej. Función "Recuérdame"

B. Resumen del calendario que muestra a todos los empleados

C. Resumen del calendario que muestra a solo a los empleados específicos

D. Posibilidad de seleccionar opciones adicionales para un tratamiento.

E. Capacidad para editar citas rápidamente

F. Posibilidad de mover acuerdos con arrastrar y soltar

G. Posibilidad de ampliar o acortar acuerdos retirándose del acuerdo

H. Debe ser rápido volver a reservar un acuerdo con el cliente.

I. Debe ser fácil reservar tiempo para un cliente.

J. Debería ser fácil ver la información del cliente.

K. Debe haber un calendario que muestre las semanas y las fechas para que se pueda encontrar fácilmente una fecha

L. Uno debería poder bloquear fácilmente los tiempos para, por ejemplo, reuniones

M. Debería ser fácil ver los acuerdos futuros de los clientes.

N. Debe ser fácil ver el historial de compras de productos del cliente.

O. Uno debe poder ver fácilmente el historial de acuerdos del cliente.

P. Debes poder ver si es un cliente nuevo

P. Uno debe poder ver y escribir fácilmente en el diario del cliente.

R. Debes poder subir imágenes a la revista.

S. Debes poder ver qué tarjetas de clip tiene el cliente

T. Debes poder adaptar rápidamente las horas de trabajo de los empleados desde el calendario.

U. Debes poder marcar al cliente como llegado

V. Debes poder marcar al cliente como “No vino”

X. Debe ser posible escribir comentarios

Y. Debe ser posible especificar diferentes tiempos de procesamiento para los empleados.

Z. Debe haber gestión de recursos

AA. Uno debe poder activar tratamientos con empleados específicos.

AB. Debes ser posible crear clientes rápidamente a partir del calendario.

AC. Debes ser posible obtener rápidamente una descripción general del cliente si un cliente llama

AD. Debes poder ver si el cliente ha reservado online o si es un empleado quien ha creado el acuerdo

AE. Debe ser posible ver cuándo se creó el acuerdo.

AF. Debe ser posible informar al cliente de forma rápida y sencilla sobre los horarios disponibles.

AG. Debería ser fácil contactar al cliente en caso de retraso.

AH. Debe haber un registro de la actividad de los clientes y empleados en el calendario y la reserva del cliente.

AI. Debe ser posible hacer doble reserva.

AJ. Debe ser posible reservar fuera del horario de apertura.

AK. Debe ser posible insertar el tiempo de preparación después de cada tratamiento.

AL. Debe ser posible enviar boletines y activarlos desde el correo electrónico.

AM. Debe haber una aplicación para los empleados para que puedan reservar horarios para los clientes. Ej. Fuera del horario de apertura

AN. Debe ser posible reservar para varias personas a la vez. Ej. Para masaje

AO. Debe ser posible reservar para equipos.

AP. Debe existir la posibilidad de más ubicaciones

AQ. Bloquear el acceso de los clientes

AR. Escribe más tú mismo ...


Sistema de caja registradora

A. Sistema de caja registradora fácil de usar

B. El sistema de caja registradora debe ser una parte integral del sistema de reservas online.

C. Debe poder utilizar un escáner de código de barras

D. Uno debe poder crear tarjetas de regalo en grandes cantidades.

E. Debes poder crear tarjetas de regalo para tratamientos

F. Debes poder crear tarjetas recortadas para tratamientos

G. Debes poder crear reembolsos

H. Debes poder aceptar productos devueltos

I. Debe haber gestión de inventario

J. Uno debe poder crear vales

K. Debes poder elegir vendedores para que más empleados puedan vender al mismo cliente.

L. Debes poder aceptar varios tipos de pago en la misma venta.

M. Debes poder crear una factura.

N. Debes poder imprimir un recibo.

O. Debes poder enviar un recibo por correo electrónico.

P. Debes poder establecer un recibo.

P. Debes de tener en cuenta las estadísticas.

R. Deberías de poder ver las ventas actuales a partir de la fecha actual y las fechas anteriores.

S. Debes poder ver las ventas por empleado.

T. Debes tener una tienda web integrada.

U. Debes poder buscar y seleccionar clientes desde el checkout (pago después del ‘paso por caja’), para que el cliente pueda registrar sus ventas en su perfil.

V. Debes poder imprimir futuros acuerdos para el cliente desde la caja.

X. Debes poder canjear tarjetas de regalo de vendedores externos.

Y. Debes tener uno o más clubes de clientes.

Z. Debes poder acceder a los perfiles de los clientes directamente desde la caja.

AA. Debes poder cambiar de empleado en la caja.

AB. Debes poder imprimir una tarjeta de regalo.

AC. Debes poder imprimir una tarjeta de clip.

AD. Debes poder imprimir una nota de crédito.

AE. Escribe más tú mismo.

¿HAS PERDIDO LA VISTA GENERAL DE TODOS LOS ARTÍCULOS DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN?

Hay muchos artículos que debes tener en cuenta. Algunos ya los tienes o se familiarizan con todos ellos rápidamente. A otros les resulta más difícil obtener una descripción general de estos: si tú perteneces a este grupo, entonces debes saber que no eres el único. Es difícil recorrer toda la lista de artículos.

Sin embargo, cuando hayas terminado, puedes utilizar la lista estratégicamente cuando hables con los distintos proveedores de sistemas de reserva online y realizar una especificación de sus requisitos.

¿QUÉ TIPO DE SISTEMA DE RESERVA ONLINE NECESITAS?

¿Necesitas un sistema de reservas online sencillo o muy avanzado? De hecho, ya has respondido a esa pregunta al revisar la lista de verificación anterior. ¿Has seleccionado una gran parte de las funciones que escribí en la lista o has elegido algunas? Es un indicador claro de lo que realmente necesitas.

Ahora, según la lista que ha hecho para investigar el mercado, suele ser una buena idea comenzar con las redes sociales. Pregunta a tus colegas qué piensan sobre tus sistemas de reservas online. No sólo qué sistema de reservas online utilizan, sino más bien:

A. ¿Qué es lo que más les gusta del sistema?

B. ¿El proveedor brinda un buen servicio?

C. ¿Es el sistema fácil de usar?

D. ¿Tiene el sistema de reservas online las funciones que les gustaría a tus compañeros?

E. ¿Hay alguna función adicional en el sistema de reservas online que les guste especialmente?

F. Descúbrelo tú mismo con varias preguntas.

Una vez que hayas pasado por las redes sociales, tendrás una buena idea de quién trata realmente bien a sus clientes y quién es elogiado o criticado. Esto significa que ahora puedes comenzar a mirar más de cerca sus sitios web, viendo vídeos de los diversos sistemas de reserva online.

¿CÓMO COMPARAR PRECIOS?

Al comparar precios, míralo todo, porque algunos sistemas de reserva online son muy económicos, otros cuestan un poco más, pero no siempre es así. Tienes que recordar mirar el panorama completo. ¿Qué obtienes en relación con lo que necesitas? En la siguiente lista puedes ver lo que debes tener en cuenta.

A. ¿Cuánto cuesta el sistema cada mes?

B. ¿Cuánto cuestan los mensajes de texto?

C. ¿Hay tarifas por las diversas funciones?

D. ¿Cuesta más agregar más usuarios?

E. ¿Cuesta algo hacer varios extractos?

F. ¿Cuál es la tarifa inicial?

G. ¿Cuánto debes de pagar?, por ejemplo, en función de cuántas funciones están incluidas, y si obtiene sistema de pago, sitio web, tienda web, aplicación, etc.

H. ¿Cuánto tiempo tiene que pagar si decide cancelar su suscripción?

Todos estos parámetros deben tenerse en cuenta, por lo que bien puede ser que los sistemas que parecen costar un poco más en realidad a largo plazo sean un poco más económicos. Porque ahorrarás dinero en una serie de servicios adicionales que ahora no necesitas pagar.


Una vez que hayas comparado los precios, seleccionando las características que necesitas, tendrás una buena idea de a qué proveedores debes escribir y hablar. Usa tu sentido común y ten preparada tu lista de verificación, porque la mayoría de las personas realmente quieren hablar sobre todos los beneficios que tienen. Si tienes la lista, también puedes preguntar acerca de todas las cosas que buscarían recibir respuesta. De esa manera, puedes ver más fácilmente lo que obtienes por tu dinero.

ELIJA SU PROVEEDOR CUIDADOSAMENTE

¿Qué desafíos tienes en tu vida diaria? ¿Te resulta fácil atraer clientes y tienes una empresa que no puede acoger a más clientes? ¿Es la situación opuesta o te encuentras en algún punto intermedio?

Si la respuesta es sí, lo que necesitas es "solo" un sistema de reservas online, o si necesitas uno de los proveedores que realmente haga un poco más por tus clientes, debes garantizar:

A. Un muy buen servicio al cliente

B. Cursos para ti y tus empleados potenciales

C. Ayuda para ventas y ventas adicionales

D. Capacitación en servicio al cliente

E. Ayuda de marketing para que puedas tener más clientes en la clínica o salón.

F. Que ayude a aumentar tus ganancias, a través de funciones adicionales de tu sistema de reservas online

Es importante elegir el sistema de reservas online adecuado para tu negocio, porque puede significar una gran diferencia en las ganancias de tu clínica o salón, por lo que es posible que en ocasiones sea necesario comprometer un poco las características que ofrecen los diferentes sistemas, (Ninguno de los sistemas del mercado tiene todas las funciones). Por lo tanto, es importante que, por supuesto, elijas el sistema de reservas online que tenga la mayoría de las cosas que necesita. Pero también es importante que elijas el sistema de reservas online con el que te verás trabajando en los próximos años. Esto significa que es una buena idea encontrar el sistema donde te sientas seguro y escuchado, para que en el futuro puedas ayudar a marcar el desarrollo. Y que puede obtener la ayuda o el apoyo adecuados cuando lo necesites.

QUÉ HACE SU PROVEEDOR PARA PREPARAR SU NUEVO SISTEMA DE RESERVAS EN LÍNEA PARA TI

Cuando compra un nuevo sistema de reservas online, el proveedor insertará todos los datos que tenga de su proveedor anterior. En la gran mayoría de los casos, si ya ha tenido un sistema de reserva online, tendrá la mayoría de sus datos consigo, es decir, clientes, servicios, bienes, diarios, compras, tarjetas de crédito y tarjetas de regalo cuando se mude a otro proveedor. Los datos se le envían, generalmente como un archivo Excel o CSV, que solo tiene que pasar a su nuevo proveedor, quien puede cargarlos fácilmente en su nuevo sistema de reservas online. De esa manera, solo tendrá que crear sus citas futuras, y tal vez hacer algunas correcciones y luego habrá terminado.

Si no ha tenido anteriormente un sistema de reservas online comienza desde cero y tiene que cargar manualmente todos los clientes que tiene en su directorio de clientes, pero lo discutiré con más detalle en la sección siguiente.

El proveedor proporcionará con mayor frecuencia capacitación en su sistema de reservas online para que tú y tus empleados potenciales sepan cómo aprovechar al máximo el sistema.

QUÉ DEBE HACER PARA PREPARAR SU SISTEMA DE RESERVAS ONLINE

Hay algunas cosas manuales que debes hacer por ti mismo cuando obtengas tu nuevo sistema de reservas online. Será para comprobar que todo está como debe ser, porque, aunque los proveedores sean profesionales, siempre es bueno revisarlo todo, porque es tu empresa la que está en juego. Además, debes insertar tus citas futuras tú mismo y tal vez ajustar algunas cosas pequeñas. Este trabajo no suele ser algo que lleve más de una tarde, hasta unos pocos días, dependiendo de cuántos empleados y futuras citas tengas.


Espero que esta guía le haya ayudado a elegir el sistema de reservas online adecuado para ti y para su empresa.


Si tiene alguna pregunta, puede ponerse en contacto conmigo. Entonces haré todo lo posible para guiarle en el camino correcto.


Buena suerte con tu negocio en el futuro / Buena suerte con tu futuro negocio


Mis mejores deseos,

Brian Rasmussen

Acaao


PD. Le invitamos a leer sobre nuestro sistema de reserva en línea Acaao - haga clic aquí

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Acaao

Teléfono +34 828 05 79 23

Móvil       +34 665 40 28 70

E-mail info@acaao.es

C.C. MercaCentro

Calle La Cerruda 40, local 19

35110 Vecindario

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